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勤怠管理の解説と在宅にも対応KING OF TIMEの使用感を紹介!

  • 2021年01月27日
  • 著者桜井ゆかこ

この記事のまとめ

 

今回は、勤怠管理について、どのような方法があるのかを中心に解説しました。
そもそも勤怠管理はどうやって行えば大丈夫なのか、根拠となっている法律や、必要な項目、記録方法について書きました。

また、後半では、記録方法別のメリット・デメリットや、勤怠管理システムのKING OF TIMEを実際使った使用感について紹介しています。

こんにちは!
アクセルパートナーズのスタッフ桜井です。

皆さんの会社やお店では、勤怠管理をどうやって行っていますか?
タイムカードや出勤簿という事業者さんも結構いらっしゃいますよね。一方で、最近はアプリを導入した、というところも増えてきているのではないでしょうか。

今回は、勤怠管理をどうしようか迷っている、あるいは、書類から電子データ管理に移行したい、テレワークにも対応したものにしたいという方向けに、勤怠管理システムについてご紹介します!

タイムカード方式もExcel方式も勤怠システムも経験したことがありますので、それぞれどうだったかも含め書いていきます。

KING OF TIMEの使用感についてだけ知りたい方はこちらをクリックしてください。

そもそも勤怠管理ってどうやれば大丈夫?

勤怠管理に必要な項目とは

出退社時間

勤務時間

残業時間

有給休暇

振替休日

その他に深夜労働時間数、休日労働時間出勤数などもあります

そもそもなぜ勤怠管理が必要なのか

ここでは根拠となる法律やガイドラインについて紹介します。

勤怠管理の目的は、勤務時間の把握(労働基準法 第百八条、第百九条)、給与の支払い(労働基準法 第三十七条)、従業員の健康管理(厚生労働省|労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン)などが根拠としてあげられます。

ちなみに労働時間については労働基準法 第三十二条で定められています。

他にも、労働基準法百八条及び労働基準法施行規則五四条により、使用者は労働者の労働日数や労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数などを賃金台帳に適正に記入しなければならないとされています。
これらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合、30万円以下の罰金刑が科されるおそれがあります(労働基準法百二十条一号)。

主な記録方法

タイムカード

Excel

紙の出勤簿

勤怠管理システム(アプリ、ICカード、指紋認証など)

それぞれの勤怠管理のメリットとデメリット

タイムカード

多くの事業所などで採用されているのがタイムカードでの打刻なのではないでしょうか。
従業員が出社や退社する際に、タイムレコーダーにタイムカードを差し込み打刻を行います。カードに打刻されたデータをエクセルへ転記する流れです。

メリットは、導入コストが比較的安価ということと、誰でもすぐ簡単に、かつ感覚的にできるということです。

デメリットとしては、他人が打刻できてしまうこと、打刻ミスが起こりやすいこと、テレワークに対応しづらいこと、カードに関しては物理的に書類の保管が必要になってしまうことがあげられます。

以前の職場でタイムカードを使っていたことがありましたが、機械が古かったのか、だんだん時間が遅れていくので、定期的に来る事務用品の営業さんに直してもらっていた、なんてこともありました。

エクセル

従業員が各種情報を、エクセル上で打ち込む方法です。

メリットとしては、ExcelがPCに入っていれば誰でも行えるため、費用がかかりません。
また、勤怠管理表のテンプレートはネット上でも多数公開されており、その多くが無料で利用することが可能です。

デメリットは、Excelでの勤怠管理は手での入力となるため、入力ミスや入力漏れのリスクがあることです。また、Excelのみでの管理は、誰でも簡単に入力操作ができてしまうため、上記で登場したガイドラインにある「客観的な記録」とみなされない可能性があります。

紙の出勤簿

紙での出勤簿は、出退勤のタイミングで、所定の紙に従業員が手書きで出退勤の時間を記入する方法です。その後、月1回、従業員全員分の出席簿を回収し、エクセルなどにまとめる流れです。

メリットは、基本的に必要なものが紙と筆記用具のため導入しやすいという点です。

デメリットは、手作業が必要な場面が多いという点です。導入コストがかからない分、時間や手間、書類の保管にコストがかかってきます。

勤怠管理システム(アプリ、ICカード、指紋認証など)

勤怠管理システムには色々な形態があり、社内はもちろん自宅や出張先でも打刻することが可能となっています。
打刻に使うものとしては、ICカード、指紋、顔、スマートフォン、PCなどシステムによって様々です。

メリットとしては、自社の状況に沿った打刻システムを選ぶことができるという部分が非常に大きいです。集計も簡単に出力できるものが多く、エクセルへの転記作業など物理的な書類に関わる工程がなくなるため、管理も簡単です。スマートフォンやPCで行う勤怠管理システムならば、物的スペースも必要ありません

デメリットとしては、勤怠管理システムによっては、費用が高額になってしまうことがあります。現在、多種多様な勤怠管理システムがあるため、自社にぴったりのものを探すのが少し大変かもしれません。

それぞれのコスト面

タイムカード

タイムレコーダーは1万円程度から種類があり、カードは100枚1500円前後です。また、書類を保存しないといけない期間もありますので、倉庫など置く場所も必要となってきます。従業員が多いほど、管理が大変になってくることが予想されます。

エクセル

大抵PCにエクセルが入っているので、費用面でみればかかりませんが、集計などで人手が必要となることを考えると、作業時間分、人件費がかかります。また、上記に出てきたように、Excelのみでの管理は「客観的な記録」とみなされない可能性があります

紙の出勤簿

必要なものが紙や筆記用具など会社の備品にあるものなので、コストはそれほどかかりません。一方で集計にかなり手間がかかってきます

勤怠管理システム

月々1人200~300円で利用できるものから、数万円のものまで、機能などによって様々です。なかには0円で利用できるものもあります。指紋認証などは機種代金などもかかってきますが、PCやスマートフォンだけでできるものは、比較的安価で導入可能です。

勤怠管理システムの場合、集計作業を大幅に軽減することができるものが多いため、勤怠管理に割く人件費を軽減することができます。

結局、紙やタイムカードは、打刻後集計にExcelなどが必要となるパターンが多くある意味、二度手間になります。かといって、Excelだけでは「客観的な記録」とみなされない可能性が生じてしまいます。
このことなどを考慮すると、集計を自動的に行ってくれる勤怠管理システムをおすすめしたいです。

ちなみにアクセルパートナーズでは現在、勤怠管理にKING OF TIMEをいうシステムを使っています!

働き始めた当初は、エクセルに入力するという方法をとっていましたが、その間もずっと使いやすそうな勤怠管理システムを探していました。

知り合いの社労士さんにおすすめの勤怠アプリを聞いたり、調べたりして導入したという経緯です。

KING OF TIMEを選んだ理由

勤怠管理の条件として以下の3点がありました。

・紙でないこと(データで管理したいため)
・テレワークにも対応していること
・少人数でも使用できること

最終候補として、ジョブカンとKING OF TIMEが残りました。月額費用はジョブカンのほうが低額でしたが、オプションをつけていくごとに費用がかさむこともあり、様々な勤務形態に対応できそうなKING OF TIMEを導入することに決まりました。また、システム障害の発生数が少なくて安定しているという評判があったのも決め手のひとつとなりました。

KING OF TIMEの詳しい機能はこちらの公式の動画が分かりやすいと思います。

KING OF TIMEの使用感

画面が分かりやすく操作が簡単なので、打刻する側としては、使いやすいなと思っています。

私の場合、基本的に自分のスマートホンで出社時と退社時に打刻しています。ブラウザでKING OF TIMEにずっとログインしているような状態です。PCでも打刻できるので、状況に合わせて使うことができます。

テレワークの際はその日行う業務内容をチャットアプリで伝え、KING OF TIMEを自宅で打刻しています。

前職で使っていたタイムカードの場合、レコーダーの時間が遅れていたため、用事があり一刻も早く退勤したいときに困った!となんてこともありましたが、勤怠管理システムは、時刻が正確なのでその心配はありません。

勤怠管理システムのボタンをたまに押し間違える時もありますが1か月に1回あるかないかくらいです。タイムカード時代も早引きの時、ボタンを間違えたりしていたので、間違う率はあまり変わらないかなと思います。

タイムカードのように、先輩が押すのを待つ必要がないところもいいなと思っています。

管理する側の使用感はどうですか?
感覚的に操作できるので、使いやすいです!

ただ、分からないことがある場合、基本的にチャット対応なので、電話ですぐに質問したい人には向かないかもしれません。

ある程度、使う側にリテラシーがあると、とっても便利に活用できるのではないでしょうか。

横井さん
横井さん

まとめ

今回のまとめ

 

今回は、勤怠管理について、どのような方法があるのかを中心に解説しました。
そもそも勤怠管理はどうやって行えば大丈夫なのか、根拠となっている法律や、必要な項目、記録方法について書いてあります。
必要な項目としては、以下のものがあります。

出退社時間

勤務時間

残業時間

有給休暇

振替休日

主な記録方法としては、以下があげられます。

タイムカード

Excel

紙の出勤簿

勤怠管理システム

それぞれのメリット・デメリットについてや、勤怠管理アプリのKING OF TIMEを実際使った使用感について紹介しています。

基本的に社内では、物理的な紙をなるべく置かない方針で、便利だったり皆が使いやすいツールの情報交換をし、導入を行っています。

以前は電子契約サービスについてもご紹介したことがあります。

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記事監修:横井ゆきえ(社会保険労務士)