IT導入補助金で導入可能なkintoneについて

IT導入補助金を使って何か役立つツールを導入したいと検討している中小企業や小規模事業者の中には、kintoneが気になっている方も多いのではないでしょうか。
テレビCMで盛んに流れているので、気になってしまうものです。
ですが、短いCMを見ただけでは、いったい何ができるのか、自社に合うのかわかりません。
この記事では、IT導入補助金を使っての導入も可能なkintoneについてご紹介します。

 

kintoneにできること

kintoneは、幅広い業界、業種で使うことができ、あらゆる業種、あらゆる人、あらゆる仕事の課題を解決することをコンセプトにしています。
社内のさまざまな部署や人に散らばっているデータをチームの共有の場所にまとめることやスタッフ間の日々のやり取りもどんどん蓄積することができるので、誰かが休んだ場合や離職しても業務をスムーズにつないでいけます。

顧客案件管理や受発注管理プロジェクト管理といった業務の管理をはじめ、交通費申請や日報管理、弁当注文アプリなどコア業務から日常ルーティーンまで対応できるのが便利です。
業種別や部署別に100種類以上のテンプレートも用意されており、複数のシステムを使うことなくkintone一つで済ませられるので、低コストで使いやすいのもメリットです。

 

・データを共有して見える化

社内にあるあらゆるデータを共有化でき、見える化が可能です。
プロジェクトの進捗状況、ワークフローの申請状況など今すぐ確認したい情報をはじめ、顧客情報や案件情報、売上情報などは閲覧や編集できる権限などを与えるなど、セキュリティを確保しながらの共有化もできます。
さまざまな情報を一元管理することで、現在どのように業務が進行しているかや最新情報、過去の履歴などもチェックでき、仕事の質を高め、スピードアップが可能です。

 

・業務やプロジェクトの管理もスムーズ

業務やプロジェクトに関連するメンバーの管理や情報の整理もしやすくなります。
業務プロセスに合わせたステータス管理もボタン一つのシンプル操作ででき、統一したフォーマットを使ったデータ入力やデータに紐付けたコミュニケーションなどが可能です。

 

・さまざまなデバイスで使える

kintoneはクラウドサービスなので、インターネットにつながる環境さえあればいつでもどこからでも使えます。
職場や自宅のパソコンやノートパソコンをはじめ、営業先や現場、出張先や移動中でもタブレットやスマホで使うことが可能です。
メンバーからの連絡もスマホアプリに届いてアラートが出るので、すぐに対応することができます。

 

・外部サービスや基幹システムと連携できる

連携APIを活用することや外部サービスや基幹システムとデータ連携ができるので、既存のシステムも無駄になりません。
Webフォームからkintoneに直接データを入れるなど、便利に活用できます。

 

IT導入補助金で導入できるITツールとは

IT導入補助金では、どんなソフトウェアやクラウドサービスでも補助対象になるわけではありません。

ITツールを提供しているITベンダーが、IT導入支援事業者として登録していること、かつ利用したいITツールもIT導入補助金の対象として登録されていることが必要です。
IT導入補助金にはいくつかの種類があり、補助対象にできるITツールも違っています。

そのため、自社の課題を整理し、どんな目的で何を目指して、どんなITツールを導入したいかを検討して、自社に合った枠を選ぶことが求められます。

IT導入補助金の通常枠A類型・B類型は、自社の課題にあったITツールを導入することで、業務効率化や生産性向上、業績アップなどを目指すものです。

補助対象になるのは、ソフトウェアの購入費、クラウドツールの利用料最大2年分、導入関連費です。
導入関連費には、機能拡張や連携ツールなどの各種オプションや導入コンサルティング、導入設定・マニュアル作成・導入研修、保守サポートといった役務の提供も含めることができます。
ソフトウェアやクラウドツールは、業務プロセスを効率化させるものであることが登録の要件です。

カテゴリは、顧客対応・販売支援、決済・債権債務・資金回収、供給・在庫・物流、 会計・財務・経営、総務・人事・給与・労務・教育訓練・法務・情シス、業種特化型プロセス、業種固有プロセスの6種類に分けられています。

通常枠A類型ではいずれか1種類以上、B類型では4種類以上の業務プロセスのソフトウェアやクラウドツールを導入することが補助を受ける要件です。
また、汎用性のある汎用・自動化・分析ツールについては、単独では補助対象にできませんが、上記の業務プロセスカテゴリに該当するいずれかのソフトウェアやクラウドツールと同時に申請することで、補助対象に含めることができます。

汎用性のあるツールとは業種・業務は限定されず、生産性向上に資する業務プロセスに付随しない専用のソフトウェアのことです。

kintoneは汎用性もありますが、使い方によっては特定の業務プロセスカテゴリにも該当するので、IT導入支援事業者であるサイボウズに、申請前によく相談することをおすすめします。
また、IT導入補助金のデジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型では、インボイス対応を支援する目的もあり、会計ソフトや受発注ソフト、決済ソフト、ECソフトに限定されますので注意が必要です。

ただし、会計、決済系のソフトウェアの使用に資するものであれば、パソコンや タブレット、プリンター、スキャナー、複合機、POSレジや券売機といったハードウェアも対象にできるのが、通常枠と異なります。

通常枠ではパソコンやタブレット、スマホなどのハードウェアは補助の対象外です。
たとえば、kintoneを利用するために営業職員にスマホやタブレットを持たせたい、テレワークするスタッフにノートパソコンを用意したいと思っても、その購入費用はIT導入補助金の通常枠では補助対象になりません。

IT導入補助金でkintoneを使うには

テレビCMの効果もあり、今すぐにでも導入したくなるかもしれません。
ですが、IT導入補助金を使って費用の補助を受けたいなら、すぐに契約をせず、料金を払ってはいけません。

IT導入補助金の交付を受けるには、プロセスを踏むことが必要です。
まずは、自社の課題を整理し、kintoneを提供するIT導入支援事業者に相談をし、コンサルティングなどを受けましょう。
検討のうえ、実際にkintoneを導入することを決定したら、IT導入補助金の交付申請に向け、事業計画を策定しなくてはなりません。

事業計画書をはじめ、必要書類を用意し、オンラインの申請サイトからIT導入支援事業者と共同で申請を行います。
IT導入補助金の事務局から交付決定の通知を受けたら、ようやくITツールの発注や契約・支払いを行えるようになります。

交付決定の連絡が届く前にkintoneの発注や契約をすることや料金の支払いをしてしまうとIT導入補助金を受けられなくなるので気を付けましょう。

 

まとめ

kintoneは業界や業種を問わず活用できる、クラウドツールです。
社内のデータ共有や業務進捗をリアルタイムで管理するなど、社内の情報を有効活用し、業務効率化を推進できます。

クラウドツールなので、インターネットがつながるデバイスがあればいつでもどこからでも使えるのも便利です。
IT導入補助金で導入したい場合には、まずはIT導入支援事業者に相談することをおすすめします。