IT導入補助金を使ってクラウド会計を活用しよう

会計システムを刷新したい、伝票記帳の手間や入力ミスを減らしたい、毎月の決算時期の残業を減らしたいなど会計に関するお悩みを抱えている中小企業や小規模事業者は多いのが実情です。
インボイス対応をはじめ、会計制度や税制は頻繁に変わることも多く、最新の制度をキャッチアップできないなどお悩みではありませんか。
この記事では、多くの事業者が抱える会計業務に関するお悩みを解決してくれるクラウド会計ツールについてご紹介していきます。

 

クラウド会計と従来型の会計ソフトの違い

個人事業主などで売上や経費などの動きが少ない場合には、記帳や決算、税務申告のために表計算ソフトで済ましているケースもあるかもしれません。

一方、中小企業やある程度、取引量が多くなると会計ソフトを利用しているケースが多くなります。
顧問税理士や顧問会計士などがいる場合には、連携しやすいように顧問事務所と同じ会計ソフトを利用するように指示されることも少なくありません。

もっとも、従来の会計ソフトはパソコンにインストールして使うソフトウェアやライセンス形態でした。

そのため、小規模な中小企業などでは、経理担当者が使うパソコン1台だけに会計ソフトを入れて使っているケースが多いです。

そうなると、1人しか使えないので日々の伝票入力など行うべき業務が膨大になり、経理担当者の負担が増大します。

業務が属人化しやすく、簿記の知識と会計ソフトを使いこなすスキルがないと業務が難しいので、担当者が休んだ場合や離職すると会計業務が滞ることも少なくありません。

さらに、1人で対応しているため、不正のリスクも高くなります。
長年勤務していた経理担当者が退職し、新しい担当者に代わった際に多額の流用が発覚する事例も実際に起きています。

これに対して、クラウド会計はインターネット上で使えるソフトです。
パソコンにインストールする必要がなく、オンラインサイトにアクセスし、IDとパスワードでログインすれば使えます。

複数のユーザーが使えるようにしても低コストなので、複数人で使えます。

会計状況をチェックするために、経理担当者のパソコンを起ち上げる必要がなく、インターネットさえつながれば、いつでもどこからでもチェックが可能です。

そのため、不正も起こりにくくなります。
仕分けや記帳もデータを取り込んで自動的に行われ、決算書の作成もクリック一つで自動作成されるので、簿記の知識がなくても、難しい操作スキルを習得しなくても、簡単に使えるのも便利です。

 

クラウド会計を利用するメリット

クラウド会計を利用するメリットを見ていきましょう。

 

・不正が起こりにくい

経営者がリアルタイムでチェックできるほか、多くの人の目に触れる機会が増えるので、不正が起こりにくくなります。

データを自動的に取り込んで、クラウド会計上の帳簿に自動記帳されるので、金額をごまかすなどの不正会計もしにくいです。

 

・人手不足の解消や人件費削減

これまで膨大な時間をかけていた日々の記帳や決算業務も、自動で行われることやクリック一つで済ませることが可能になります。
そのため、残業を減らすことができ、人件費の削減にもつながります。

誰もが簡単に使いこなせるので、経理に詳しい専門人材でなくても使いこなすことが可能です。

そのため、人材の代替性も高くなり、人材不足の時代に高額な人件費を払って専門人材を雇う必要もなくなります。

 

・記帳や仕分けの自動化

クラウド会計と同期した銀行口座やクレジットカードの明細からデータを自動的に取り込み、転記作業や仕訳もすべて自動で行ってくれます。

業務時間の削減はもとより、入力漏れや転記ミス、仕分けの間違いなどを防ぎ、正確な帳簿作成が瞬時にできるのも大きなメリットです。

 

・決算書も簡単作成

自動仕分け、自動入力された結果をもとに決算書も自動で作成できます。
面倒な決算も初めての決算もクリック一つで完了します。

 

・最新の法令改正に対応できる

法制度や税制改正などがあった場合、すぐにクラウド会計に反映されるため、最新の正しい方式で会計処理が可能です。
インボイス制度や電子帳簿保存法など、最新の制度や規制にもしっかり対応できます。

 

・金融機関との連携

クラウド会計では全国の銀行や信金などの金融機関とAPI接続されており、取引明細などを正確に取り込むことが可能です。
取引明細を一つひとつ転記する必要がありません。

・いつでもどこからでも使える

インターネットさえつながる端末があれば、いつでもどこからでも使えるので、出社しなくても会計業務が可能です。
パソコンにインストールする場合には、そのパソコンを使わないといけませんが、クラウド会計ならテレワークもできます。

 

・スピーディーな経営判断ができる

1台のパソコンに依拠した会計ソフトの場合、そのパソコンを起ち上げ、レポートを出力しないと確認ができません。
しかし、クラウド会計ならインターネットに接続してログインすれば、すぐに最新の内容を確認できます。

リアルタイムで会計情報が可視化されるので、スピーディーな経営判断につながります。

 

・すぐに使える

クラウドなのでソフトの購入やインストールの手間も必要なく、すぐに使い始めることも可能です。

 

IT導入補助金でクラウド会計を利用しよう

IT導入補助金ではいくつかの種類がありますが、通常枠A類型とB類型ではパソコンやタブレットなどのハードウェアは補助対象になりません。

一方、デジタル化基盤導入枠(デジタル化基盤導入類型)は、生産性向上に資する会計ソフト、受発注ソフト、決済ソフト、ECソフトに補助対象が限定されますが、ITツールを使うためのパソコンやタブレットといったハードウェアを購入する費用も一部対象にすることが可能です。

会計ソフトのクラウド化とともに、パソコンやタブレットも導入したい時にも便利です。

近年ではインストール型の会計ソフトを提供していたソフトウェア会社でも、クラウド会計を提供するようになっていますので、乗り換えたい時にもIT導入補助金を活用しましょう。

 

活用事例

IT導入補助金を使って、実際にクラウド会計を導入した事例を見てみましょう。

 

・税理士事務所の導入事例

クラウド会計ソフトとクラウド申告ソフトを導入したことで、インターネットバンキングやクレジットカードの電子データが自動連携され、通帳のコピーをもとにした記帳も自動化できるようになり、業務効率化が図られました。

その結果、より多くのクライアントに対応できるようになったことで、クライアント数が増加し、売上が増加、コストが低減して収益アップにつながっています。

「平成28年度補正サービス等生産性向上IT導入支援事業事業実施効果報告」によれば、士業におけるIT導入効果は生産性が20.34％向上し、勤務時間4.63％の削減につながっています。

 

・宿泊業者の導入事例

1ヶ月あたりの伝票枚数が数千枚に及んでおり、残業が発生するなど業務負担が大きいのが課題でした。

IT導入補助金を使って、クラウド会計と給与計算システムを導入をしたところ、銀行信販データ受信機能をはじめ、既存の業務システムなどのデータ連携もでき、所得税・社会保険・労働法に準拠した給与計算機能などに対応できたことで、経理業務の効率化が実現でき、業務時間が大幅に短縮されました。

大きなポイントとしては、銀行信販データの受信機能により、金融機関からインターネット経由で取引データを自動受信して、仕分けが自動化されたことやインターネットにつながれば使えるので、複数人による伝票入力ができるようになり、経理業務の効率化が図られています。

タイムリーな業績把握ができるようになったため、経営判断が迅速化したのもメリットです。

「平成28年度補正サービス等生産性向上IT導入支援事業事業実施効果報告」によれば、宿泊業におけるIT導入効果は、生産性が23.25％向上、勤務時間は2.36％短縮、売上が13.48％増加しています。

 

まとめ

クラウド会計は、インターネット上で使うことができ、インストール型の会計ソフトに比べて使い勝手に優れ、不正の防止やスピーディーな経営判断にも役立ちます。

データを取り込んで自動記帳や自動仕分けができ、決算書も簡単作成できるので、専門人材も不要となり、業務時間も大幅に削減されて、コスト削減にもつながります。

IT導入補助金を利用して、クラウド会計をはじめ、パソコンやタブレットなどのハードウェアも導入可能です。