IT導入補助金で会計ソフトを導入して業務改革を図ろう

この記事では、IT導入補助金を使って会計ソフトを導入することのメリットや活用事例をご紹介していきます。
現在、売上の管理や決算、税務申告などで効率が悪い、面倒、人手が足りないなどと課題を抱えている企業や個人事業者の方は、この記事を参考にしながら、IT導入補助金を使った会計ソフトの導入を検討してみてください。

 

効率の良い会計環境の必要性

企業でも個人事業者でも、経営をしていくためには日々の売上を管理し、決算を行って経営判断をすることや税務申告もしなくてはなりません。

日々の記帳が溜まっていたり、閉店後に売上データの管理をしたり、時間を割いていませんか。

税理士事務所や会計事務所に顧問を依頼した場合や決算や税務申告を依頼しても、日々の記帳や伝票管理などで困っていませんか。

会計ソフトをすでに導入しているケースでも、税理士事務所や会計事務所と違うソフトであると、うまく連携できずに、データの受け渡しで時間がかかる場合やスムーズなサポートが受けられない場合もあります。

そのため、まだ会計ソフトを導入していない場合も、すでに導入されているケースでも、今一度課題を洗い出し、環境や体制の改善を検討することがおすすめです。

 

会計システムの導入で課題解決を目指そう

IT導入補助金は、単に会計ソフトの導入費用を補助するだけの制度ではありません。

そのため、なんでもいいから最新の会計システムを導入するのではなく、現状の課題や業務などを洗い出し、課題を解決し、業務効率化や生産性向上などを図ることが求められます。

まずは課題を洗い出して、課題の分析を図り、どのような会計ソフトがあれば、課題の解決が図れるのか検討することが大切です。
会計ソフトといっても、さまざまなメーカーが多種多様なソフトを開発して販売しています。

機能性をはじめ、パソコンにインストールするソフトやオンラインで利用できるクラウドツールなど態様も多彩です。

既存のシステムと連動できたほうがいいか、顧問の税理士事務所や会計事務所と連携できるかなども踏まえて、最適なITツールを選びましょう。

 

IT導入補助金を使った会計ソフトの導入事例

ここからは、IT導入補助金を使った会計ソフトを導入したことで、課題解決を図った事例や業務効率化や生産性向上につながった企業の実際の事例をご紹介しますので参考にしてください。

 

・士業のケース

法人・個人事業主などに対し、税務・会計アドバイザリー業務を提供している会計事務所のケースです。

会計ソフトによる業務効率化が図れず、クライアントの帳簿を作成するための記帳業務に膨大な時間を費やしていました。

別会社の税務申告ソフトと会計ソフトを使っていたため、連携ができず、税務申告時にはデータ連携作業も発生していたのです。

クライアントと同じソフトを使用するため、同じメーカーのクラウド会計ソフトとクラウド申告ソフトへ乗り換えを決定しました。

クライアントの会計帳簿作成・管理機能や電子データ取り込み機能、法人税申告書等作成機能などが備わっており、入力作業が自動化されました。

インターネットバンキング・クレジットカードなどの電子データや通帳のコピーをもとにしたデータ入力も自動化が図れます。

記帳作業・申告作業の時間を大幅に削減できたため、税務相談や問い合わせ対応、資金調達のアドバイスといった顧客に向き合う業務に時間を回せるようになりました。

手作業で入力をする手間などが省かれ、ほかのサービスに時間を割けるようになったことで、クライアント数も増加させることができ、売上増加・原価低減・粗利増加につながっています。

 

・建設業のケース

とある建設会社では、長年勤務していた会計業務担当者の交代により、事務処理に遅れが生じるようになりました。
さらに、仕入価格が日々変動することで、売上や仕入単価の推移把握も難しくなっています。

建材需要はオリンピックなどのイベントや税制改革など、外部要因でも影響を受けるため、急激に増える需要に対応した商材の振り分けの効率化も課題でした。

さらに、後継者問題も深刻で、取引関係の情報や社内ルールの統一化を図り、引き継ぎやすい環境を整えなくてはなりません。

IT導入補助金を利用して販売管理システムを導入したことで、発注から原価計算まで情報を一元管理できるようになりました。

発注・仕入・買掛・支払管理から、採算管理（原価計算）、顧客管理（基本情報、購買履歴など）に対応しており、業務の時間短縮効果が見込めます。

売上に直結するデータを収集し、変動する仕入価格や需要を、ITツールを活用して集計・分析することで、売上の多い得意先の需要予測をはじめ、仕入単価の推移、最適な仕入先の選定などがスムーズにできるようになりました。

主要な取引先であるゼネコンごとに、異なる商習慣の流れを一元化することも可能です。

経営の全体像がひと目で把握できるようになり、長年、勘に頼ってきた売上の多い得意先の需要予測や仕入単価の推移、最適な仕入先の選定など、今後の取引に必要な情報がデータを通じて得られるようになり、迅速な判断につながっています。

その結果、売上アップにつなげることができ、引き継しやすい環境も整えられてきました。

情報分析の精度を上げていくことで、将来的には配達ルートを自動で最適化してくれる運搬行向けシステムを目指しています。

 

・宿泊業のケース

天然温泉旅館を経営している宿泊業者のケースです。
1ヶ月あたりの伝票枚数が数千枚に及び、新規ホテルの開業による業務量と人員の増加もあり、会計システムや給与計算ソフトをより効率的で合理的なソフトへの切り替えを考えていました。

従来のシステムは異なる会社のシステムであったため、仕訳データの連携が行えないのが手間でした。

また、業界と地域の課題として、客足の減少や価格競争による単価の減少が問題となっていたため、これも解決したいという思いがあります。

IT導入補助金により、同じメーカーの中堅企業向けクラウド会計システムと給与計算システムの導入を決めました。

部門別業績管理機能、銀行信販データ受信機能、業務システムなどのデータ連携をはじめ、所得税・社会保険・労働法に準拠した給与計算機能などに対応しています。

顧問契約をしている税理士事務所がIT導入支援事業者でもあったため、推奨されたシステムへの切り替えを行いました。

銀行信販データの受信機能を利用すると、インターネット経由で金融機関から取引データを自動受信することができます。
これにより、仕訳が簡単に計上できます。

複数人による伝票入力もでき、会計システムと給与計算システムが連携できるため、経理・総務の業務がスムーズとなり、業務時間の短縮につながりました。

以前使用していたソフトと操作方法が異なっていたものの、IT導入支援事業者の指導により、大きな戸惑いなく、移行できたのも良かったです。

顧問税理士事務所ということもあり、困ったことがあれば、社内事情などを考慮した運用方法のアドバイスや直接サポートを受けることができるので安心感もあります。

会計システムと給与計算システムが連携できるようになったので、業務時間が短縮されました。

さらに、タイムリーな業績把握ができるようになり、経営判断のスピードも上がったのがメリットです。

 

まとめ

会計ソフトを使うことで、業務効率化や生産性向上、業績アップなどにつなげることが可能です。
導入事例を参考に、IT導入補助金を使って自社の課題を解決し、自社に合った会計ソフトがないか探していきましょう。