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Zoomを使ったWeb会議 ルールづくりでデメリット解消!コロナ後も活用しよう

  • 2020年06月06日
  • 著者今井志津

2020年2~4月期の売上高が前年同月比2.7倍だったと発表した、ビデオ会議サービス「Zoom」を運営する米ズーム・ビデオ・コミュニケーションズ。
新型コロナウイルス対策で外出制限が広がり、3月以降にユーザー数が急増したとのこと。

そこで、Zoomの問題点を確認し、デメリットを解消して、コロナ後も活用していくうえでのポイントを考えます。

 

1.Zoom疲れ

私たちのマーケティングデジタルラボでも、コロナ前から「Web飲み会」や「Webミーティング」など、「Zoom」が大活躍しています。しかし、コロナ禍では、対面の会議もすべて「Zoom」に切り替え、使う頻度がさらに増えました。

また、企業においてもテレワークの導入が増え、Web会議は一般的になってきています。
一方で、「Zoom疲れ」という言葉もうまれています。移動時間の削減などメリットもありつつ、対面で話すより気疲れや緊張するなどデメリットを感じる人も。

コロナ後も、ニューノーマル(新常態)としてテレワークは続けられると想定されます。「Zoom疲れ」を解消し、メリットを活かすためにも、使いにくさなどの問題点は早めに解決することが求められます。

 

2.Web会議のデメリット

仕事上のWeb会議でトラブルが起きてしまうと、人間関係にまで支障が出てしまうというデメリットも。どんな問題があるのかあげてみます。

①表情が分からなく不安になる

アングルが低く顔を下から映す、照明が暗く表情がみえない、など表情が分かりづらく不安になる

 

②怒っているようにみえる

無表情でじっと見られると、怒っているようにみえる

 

③雑音が聞こえる

他の人が話しているときに、コーヒーなどを飲む音が聞こえて、話が聞き取りづらい

 

④カメラONでプライベート空間が丸見え

家族や自宅の状況から空間を確保できず、カメラONにするとプライベートが丸見えになる

 

⑤相手の声が聞きづらい

マイクやイヤホンを使わずにスピーカーで話をされると、聞き取りづらいことがある

 

⑥技術的なトラブルの発生

自分だけ話し手の声が聞こえないなど、突然のトラブルを解決できず、会議に参加できない

 

3.必要なルール

「2.Web会議のデメリット」をどうしたら解決できるのか。解決策をあげてみました。

①カメラや光の位置を確認

カメラの位置を顔の高さにする、逆光にならないよう窓の光のほうを向く、など表情が分かるように意識する

 

②うなずき・相づちを大げさに

「普段より少し大げさ」にうなずきや相づちをすると、話し手に安心感がうまれる

 

③ミュートがマナー

雑音は会議の邪魔になるので、自分が話すとき以外はミュートにするのがマナー

 

④カメラONで参加するときは事前に通達

カメラONが必要な場合は、事前に「目的」を伝えることが大切で、バーチャル背景などの利用も紹介する
※「目的」:積極的なアイデア出しのため、顔が見えた方が意見を言いやすいなど

 

⑤イヤホン・マイクを使用

相手の聞きとりやすさに配慮して、マイク付きのイヤホンを着用する

 

⑥技術的トラブルはチャットで対応

会議を中断しないためにも、技術的トラブルはチャットで解決することを明確にしておくと、初心者でも安心

 

年代や考え方によって、「マナー」が異なります。
ルール化して全員がマナーを共有することで、ストレスの少ない効率的なWeb会議の運用ができます。
今後も、Web会議のメリットを活かして使いこなしたいですね。

 

4.まとめ

いかがでしたか。

私自身、Zoomを使い始めて半年になりますが、トラブルは突然起こります。先日も、主催者・私ともに不慣れなためトラブルが解決できず、結局不参加になった講座があります。
マーケティングデジタルラボメンバーのIT経営ナビゲーターの岩本秀巳さんは、後日、すぐにそのトラブルを解決してくれました。

中小企業のみなさまで、ITに強い人材が社内にいない場合、社外のIT専門家を活用してテレワークを導入することもおススメです。

「WebでできることはWebで」、「対面が必要なら対面で」というように、目的によって使い分けられるといいですね。

ZoomでのWeb会議では、「みんなが場づくりを心がけること」が大切なポイントだと感じました。