業務改善の前に取り組むべき3つのポイント 〜設備やITシステム導入だけでは成功しない！〜

• 2021年01月25日
• 梅原弘行

• IT・DX推進
• コラム一覧

「———–業務改善を始める前にやるべきことがある。」

『ITによる企業の業務改善』を考え続け、日本全国の城をこよなく愛する、アクセルパートナーズ所属コンサルタントの梅原さんはこう話します。

社長や経営者の方々は、業務を効率化するために様々な設備やITシステムの導入を検討されていると思います。
チャット形式で社内コミュニケーションが行えるツールや、契約書や書類のペーパーレス化が可能になるツールなど、業務を効率化するためのツールが数多くあります。

しかし、そういったツールを導入すれば、業務改善は成功するのでしょうか？
この問いに対して、冒頭のように梅原さんは答えます。
「業務改善を始める前にやるべきことがある。」と。
「やるべきことは３つある。」と。
かつてはあったであろう、京都二条城の天守閣に思いを馳せるような眼差しで、、、

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というわけで今回は「業務改善の前に取り組むべき3つのポイント」についてIT業務改善コンサルタントの梅原さんに聞きました！
この記事を読んで、業務改善の成功にお役立てください。

(編集　安藤駿)

業務改善は「良いこと」だけではない

業務改善を進めると会社にとって利益となることばかりが起きるわけではありません。
まずは、この点についてお話しします。

業務改善ができるに越したことはない

当然ですが、業務効率が良いに越したことはありません。
業務が効率的になり、生産性が向上すれば経費の削減、売上の向上が見込めます。
さらに従業員の業務量を減らせれば、休暇が取得しやすい環境ができたり、従業員同士の新たなコミュニケーションが生まれたりするでしょう。
その結果、会社に対する満足度を高めることができるため、人材の流出や従業員のやる気の低下を防ぐことができます。

業務改善で会社全体の幸福度が上がりそうですね。

はい。しかし、業務改善を進めた結果、良いことばかりが起きるわけではありません。
従業員から感謝されるどころか、反発が起きる可能性があるのです。

従業員からの反発が起きる可能性を忘れてはいけない

業務改善を進めた結果、従業員に反発される、、。一見すると矛盾しているように感じます。

確かに、この点はわかりにくいですね。
例を出して解説していきます。

例えば、業務効率をよくするためにシステムを導入することで生産性が向上したことにより、少ない人員で業務が回るようになったとします。
すると、どうしても余剰の人員がでてきます。
このような状況になった場合、業務効率が良くなった会社で働く従業員は何を考えるでしょうか。
おそらく多くの従業員はこう考えます。
「自分の仕事がなくなって配置転換されてしまうかもしれない。もしかしたら、クビになってしまうかもしれない。」

このように考えた従業員から、社長・経営者への反発が生まれるのです。
社長・経営者が従業員の異動を考えていなくても、上記のように考える従業員は出てきます。
しかも、従業員のうち誰が配置転換やクビになるかわからないため、従業員は団結して反発を起こす可能性もあるでしょう。

これでは業務改善どころか、かえって業務が増えてしまいます。

これはあくまで可能性の話ですが、十分起こりうることです。
身に覚えのある人もいるのではないでしょうか。

なぜ従業員は、業務効率化と聞いて不安を感じることがあるのでしょうか。

もちろん人にもよりますが、多数の人は『この先どうなるかわからない』ことに不安を感じるからです。
私自身も、コロナで経済の先行きが不透明な状況には不安を感じます。

そういった不安を取り除くために、社長・経営者の方々はどのような取り組みをすべきなのでしょうか？

やはり、従業員の業務改善に対する理解が必要です。
特に業務改善ツールを導入する前に、理解を得るための取り組みを行いましょう。

従業員の理解を得るための業務改善の前に取り組むべき3つのポイント

社長や経営者の方々の考えを従業員に理解してもらうのは難しそうです。

そうですね、ただ業務改善の結果を伝えるだけでは理解してもらえません。
次の3つのことに取り組みましょう。

１．なぜ設備やシステムを導入するのか、その結果どのような効果が起こるのかまで考える

まずは、社長・経営者自身が業務改善について考え抜く必要があります。
「このツールによって会社の課題を解決することができ、業務は効率化する」だけではいけません。

業務を効率化した結果、課題はどこまで解決できるのか。会社の財務状況はどう変わるのか。社員の働き方は改善されるのか。といったように、業務改善ツールを導入した後のことまで考え抜きましょう。

２．従業員に、必要性やその効果を説明する

従業員には必ず、しっかりと説明をしましょう。
業務改善ツールの必要性と効果について、考え抜いたことを自分自身の言葉にすれば、従業員は理解してくれるはずです。

ただし、理解してもらうためには、社長・経営者と従業員の関係性が大切です。

３．朝礼やミーティングだけでなく日ごろのコミュニケーションもおこなう

従業員との良好な関係作りのためにも、日頃からのコミュニケーションが必要不可欠です。
朝礼や定例ミーティングだけでなく、雑談や休憩中の会話などで関係性を深めておく必要があります。

以上の3つのポイントを押さえれば、従業員からの納得を得ることができ、業務改善ツールの導入を成功に導けるでしょう。

まとめ『設備やシステム導入だけで業務改善は達成できない』

いかがだったでしょうか？
設備やシステムの導入だけでは業務改善を成功させるのは難しいことがわかっていただけたのではないでしょうか。

長野県の牧之島城を侵略後、リフォームしたことでお馴染みの武田信玄がこんな言葉を残しています。
「人は石垣、人は城、人は堀」
これは、人は石垣や城と同じように戦をする上で重要なものである、という意味です。

また、パナソニック創業者の松下幸之助氏は「企業は人なり」という言葉を残しています。

歴代の偉人の言葉に共通しているのは、「人」の重要性です。

私は長年、ITやシステムの仕事に携わってきましたが、どんなに便利なツールが開発されても、結局は「人が重要である」と感じます。
業務改善を考えている社長・経営者の方々は、今一度基本に立ち帰り、「人」に目を向けるようにしてください。
それが、業務改善を成功させる上での近道になるはずです。

それでは、この記事のまとめです。

編集後記

梅原さんの、城への情熱を感じる回でもありました！

城はいいですよ！
最近は行けていませんが、家族で旅行に行く時は「どこの観光地に行く？」ではなく「どこの城行く？」から行き先を考えますね〜
城巡りのためのアプリもあるんです。

業務改善と城について語る梅原さんの姿は、さながら軍師である竹中半兵衛や黒田官兵衛のようでした。

梅原弘行

IT×業務改善コンサルタント

中小企業診断士