【企業向け】求人の応募後の流れを解説!メールのテンプレートや面接対応で気を付けるべきチェックポイント

  • 著者:田中 直輝
  • 投稿日:2022年03月17日

こんにちは、アクセルパートナーズの田中です。
アクセルパートナーズは、Indeedの正規代理店として、多くのお客様の採用のお手伝いをしています。

最近、「Indeedから求人の応募が来ました!……ここからどうしたらいいでしょうか?」
というご相談をお客様からよくいただきます。

きっと同じようなことで困っている方が何人もいるはず!
ということで、今回は応募が来た時の対応を解説していきます。

①応募対応

応募が来たら早速返信をしましょう。
応募からの返答が早ければ早いほど採用率は上がります。

なぜなら、求職者は複数の仕事に応募している可能性が高く、面接・採用をするのは早い者勝ちだからです。

メールでの応募が来た場合

Indeedからエントリーがあった際は、メールで通知が来ます。そのメールに返信をする形で応募者の対応をしましょう。

受付メールのテンプレート

○○様

株式会社○○採用担当の〇〇と申します。
この度は、数ある求人から弊社にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。

早速ですが、ぜひ面接をさせて頂きたいと思います。
面接は、当社にお越しいただいての面接か、リモート面接をお選びいただけます。

大変恐縮ですが、弊社が対応可能な日程を提示させて頂きますので、
以下の日程からご都合の良い日時をお選び下さい。

・3/17(木)10時~15時
・3/18(金)16時~20時


どの日程も都合の悪い場合は、お気軽にご相談下さい。
面接は〇分ほどを予定しています。
なお、面接の際は、平服で構いません。

持ち物:○○

ご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
以上、よろしくお願い致します。

Indeedは、自社で運用している場合に限り、チャットで返信する機能も備わっています。
担当者の方が管理しやすい方を使いましょう。

もしメールを送っても返信が2~3日ない場合は、電話をしてみるとよいでしょう。
12~13時、18~19時が繋がりやすいと言われています。

 

電話で応募が来る場合もあります

電話応募を「可」にしている場合、電話で求人応募が来る可能性もあります。

いつ電話がかかってきても良いように、電話対応をするスタッフさんに声掛けを徹底しましょう。
聞くべき情報をリストアップしてメモしておくと、スムーズに面接までつながります。

例:氏名(フルネーム)、連絡先(電話、メール)、希望職種、今後希望する連絡方法、繋がりやすい時間、今後の流れ、必要であれば履歴書送付の旨。

電話の方は応募意欲が高い傾向にあります。スピーディーに対応して応募に繋げましょう。

 

面接辞退を防ぐために

面接の前日にリマインドを送る

企業が求職者に対して「面接忘れてないかな」と思うのと同じで、実は求職者の方も「自分の面接は忘れられていないかな」と不安になるものです。
「明日お待ちしております」の一言を貰えるだけで安心感やモチベーション繋がりますし、うっかり忘れの防止にもなります。
丁寧な印象を与えることもでき、他社との差別化にもなるでしょう。

応募への即日返信

即日の返信はできているでしょうか。繰り返しになりますが、応募への即日返信は面接率に直結します。
もしミーティングや外出することの多い方が応募者の一次対応をする予定であれば、「応募者への一次対応のみ事務員の方に任せる」ということを検討してみると良いかもしれません。

WEB面接を取り入れる

パーソルキャリア株式会社の調査によると、以下のようなことがわかりました。
★「Web面接に抵抗がない」と回答した人は約6割(60.3%)。
★Web面接可能な求人は、そうでない求人と比較して、応募数が約1.5倍多い。
また、WEB面接と対面面接どちらが良いですか?という質問に58.3%の回答者がWEB面接と回答しました。
求職者の方が面接受けるために外に出る不安や手間を考えると、WEB面接を取り入れた方が、応募が集まりやすいのはもちろん、突然の面接辞退も減少すると考えられます。
ただ、対面の面接を望んでいる方が41.7%いることも事実です。「WEB面接も可能です」と求人に表記し、どちらにも対応することが大切です。

 

②面接

面接は採用率に大きく影響します。

採用活動を無駄に長引かせないためにも、内定辞退の可能性はしっかりと潰したいところです。
以下のような対策をしましょう。

1.会社、採用担当者の印象をよくする

求職者にとって、面接というのは社内を自分の目で見られるチャンスです。
どんな職場なのか、どんな人が働いているのか、どんな人が面接をするのか、など様々なことを気にしています。
それはつまり、面接のタイミングで見た会社の印象で、会社の印象そのものが決まってしまうということです。
採用担当者が、自身の身なりに気を付けたり、プレゼン力を磨くのはもちろん、当日は面接の予定があることを社内のメンバーに周知しておきましょう。

チェックポイント!
 
担当者の身だしなみ(服装、髪型、爪等)
非面接者の挨拶・笑顔
迅速な面接後のメールフォロー
会社の整理整頓
清掃
観葉植物やOA家具の改善
会社パンフレット

 

2.面接者に働くイメージを持ってもらい、漠然とした不安を取り除く

原則として、面接中に十分な質疑応答時間を設けること、質問に対して明確に答えることが重要です。面接担当者は、誤って求人原稿と違う情報を話さないように、事前に求人原稿を再チェックしましょう。

また、面接や交流会で、社員や役員に会わせることも効果的です。
同じ部署の先輩と会うことで、入社後の不安を解消できますし、役員から会社についての具体的なビジョンを聞くことで働くことへのモチベーションをアップさせることができます。

特に正社員であれば、以下のチェックポイントをできる限り徹底しましょう。

チェックポイント!
 
教育担当となる先輩社員と会わせる
役員に会わせる
面接・面談で不安や疑問を聞き出す
内定までの接触回数を増やす
社内のニュースを共有する
担当者は改めて求人情報をチェックして面接する

 

③採用・不採用通知

社内で採用か否かを話し合った後、メールで採用・不採用通知をお送りしましょう。求職者の意欲によっては、その場で採用通知を出してもよいかもしれません。

採用通知メールテンプレート

件名【選考結果のご連絡】
 
〇〇様
 
株式会社〇〇、採用担当の〇〇と申します。
先日は、当社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
 
選考の結果、〇〇様を採用させていただくことが内定しましたのでご連絡いたします。
 
【今後の手続き・スケジュールにつきまして】
※以下空白に内定後のプロセスについて記入してください
—————————————————–
 

  

 
—————————————————–

 
尚、採用について何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
 
新たな仲間を迎えられることを、社員一同大変嬉しく思っております。
それでは、まずはメールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。
 
どうぞよろしくお願いいたします。

 
株式会社〇〇
採用担当 〇〇
電話番号:

 

不採用通知メールテンプレート

件名【選考結果のご連絡】
 
〇〇様
 
株式会社〇〇、採用担当の〇〇と申します。
この度は、数ある企業の中から弊社へご応募頂き、誠にありがとうございます。
また先日は弊社までご足労頂いたこと、重ねて御礼申し上げます。
 
選考の結果についてですが、面接でお伺いした内容を踏まえて弊社にて検討をした結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。
 
ご期待に沿えず申し訳ございません。
 
尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
 
(※書類返却がある場合:尚、お預かりした応募書類につきましては、履歴書に書かれておりました住所に返送させて頂きます。)
 
〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
 
株式会社〇〇
採用担当 〇〇
電話番号:

 

おわりに

応募から採用までの業務は、採用担当者にとっては普段の業務にプラスアルファで乗っかるものになります。
だからといって、後回しにしたりもたついたりしてしまうと、採用率が悪くなり、採用業務がさらに長引きます。

早めのうちに自社のテンプレートを作成し、スピーディーで丁寧な採用活動を行いましょう。

アクセルパートナーズはIndeedの認定パートナーとして様々な事業者様のIndeed運用代行をしています。
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・広告代理店ではなく、マーケティング会社なので安価に良い採用ができるようお手伝いします。自社の売上のための過剰な予算設定や無理な予算増額は一切行いません。

・運用型広告に10年以上携わり、実績は100社以上です。(スクール、運送、介護、工場作業、軽作業、商社、士業、接骨院、病院、販売サービス)Indeed認定パートナーとしてのノウハウも活かしながら採用をお手伝いします。