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台風にやるべきことと事前対応マニュアルのススメ

  • 2019年08月14日
  • 著者二宮圭吾

 

 

本日台風が日本列島を横断しており、企業としては台風でイレギュラーな対応が求められると思います。

・交通機関の遅延
・警報
・台風の規模

などから様々な現場判断が求められます。
屋外イベントや危険地域の建設業など、天候が非常に重要な業種では様々なマニュアルが用意されていると思いますが普通のサービス業やオフィス、工場などでは都度責任者が判断していることが多いですが、日本は台風が来ることはさほど珍しい訳ではありませんので事前にtodoリストやマニュアルを用意しておくことをオススメします。

そこで台風の日にやるべきことや注意点、マーケティング的な視点など様々な台風マニュアルをまとめてみました。

1.退社の基準を明確に

台風の日にまず考えるべきポイントは従業員さんの安全です。
身の危険を感じる程ではない時も交通機関の運転見合わせにより帰れなくなってしまうと疲労が溜まり翌日以降の仕事に影響がでるだけでなく、ホテル代やタクシー代など余計な出費がかかってしまいます。

台風の日は規模や交通機関の運行状況を見て早めに決断する必要がありますが決定者の所在が曖昧だったり、責任者が出張などで不在の場合決定がもたついてしまい判断が遅れたり余計な時間をかけてしまう可能性があります。

また、複数の店舗を構える飲食店などで各店長の判断にばらつきが出てしまうのもよくありませんのである程度基準を事前に設けるか、予め連絡系統を周知しておくとスムーズです。

2.出勤の判断

出勤の判断についても各スタッフ迷います。大雨が降っている中で電車が遅延している状態で上司に対して

「会社に通常時間に出勤しなければいけませんか?」

と部下から確認を取ることはなかなか勇気がいりますし、査定の悪化を懸念して聞くことができないことも多いかと思います。

出勤の動き方についても事前にマニュアルを用意した上で当日の連絡方法も確立しておくと判断に迷うことがありません。

「普通に考えたらこうすべきでしょ」

と上司から部下に常識を押し付けるのは思わぬ事故や従業員の無駄なストレスに繋がるので要注意です。

オフィス業務の場合はフレキシブルに業務時間を変更することができますが、店舗の場合は簡単に営業時間を変更することができませんが現場責任者への過度な負担がない様に無理しないことをお勧めいたします。

最近の傾向としては「営業時間なんとしてでも開ける」ことよりも「従業員を大切にする」ことで一般消費者が企業に対して好感を持つことも増えています。

少し別のお話ですが、災害時など勤務時間外のLINEなどの活用については線引き・ルール作りが必要ですので就業規則で定めると良いと思います。

3.営業時間変更のアナウンス

営業時間短縮の際はできれば自社HPやSNSなどでの告知、留守番電話のメッセージ設定などを行うことが重要ですが、

「誰がどうやってやるか」

が不明確だとつい忘れてしまうことがあります。

また、通販業務の場合到着日遅延の可能性を記載しておくことでクレーム回避に繋げることができます。

4.設備保護のための対策

大雨・暴風で設備が破損しない様にできる限り事前対策をマニュアル化することも重要です。これも

「当たり前でしょ」

とせずに、

「どの規模の台風が来たらどこまで対策をしなければいけないか」

を明示しておくことで現場が迷わずに行動をすることができます。

5.SNSについて

近年多くの企業SNSで炎上騒ぎが起こっています。台風の日は自分たちのエリアでは何ともない場合も他のエリアでは苦労している人や死傷してしまった人がいる場合があります。

台風に関わらず災害の前後は何があるかわかりませんのでお知らせ以外の軽い更新などは極力控えて頂くことをお勧め致します。

6.アクセス数の増減について

風が吹けば桶屋が儲かるではないですが、台風が来たことでプラスに働く業態も少なからず存在します。

わかりやすい例で言えば、バラエティ番組「めちゃイケ」は関東地区で台風が直撃した日と重なったスペシャルの日に最高視聴率33.2%を出しました。

出かけることができずに家で退屈している人が多いのでwebサイトやアプリではアクセスが急増するケースもあります。

また悪天候の日に通販で多く売れる商品もあります。

台風や悪天候の日にプラス(マイナス)に働く可能性がある場合は運用型広告やコンテンツの調整を行い、結果をデータに残しておくのも良いかと思います。

 

いかがでしょうか?
上記の様なことを経営者や責任者が感覚でジャッジしている場合は今年の台風シーズンにマニュアルにしてみてはいかがでしょうか?

忙しくて作れない!という場合はお手伝いも可能ですのでお気軽にご相談ください。