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仕事を効率化して収入アップ!業務内容を見直すための「ECRS」という考え方

  • 2020年07月11日
  • 著者今井志津

新型コロナウイルス感染症の影響で、在宅勤務やテレワークが普及しました。
一部の企業では標準化されつつあります。

在宅勤務などの導入の際に、業務の見直しが課題になっていました。

業務プロセス改善といえば、主に製造現場の生産管理で使われることが多い、ECRS(イー・シー・アール・エス、またはイクルス)というフレームワークがあります。
ECRSの視点から、業務見直しについて見ていきます。

1.ECRSとは

ECRSとは、
①Eliminate(排除)
②Combine(結合)
③Rearrange(交換)
④Simplify(簡素化)
の頭文字をとったものです。①→②→③→④の順番に、業務の見直しをおこないます。

中小企業診断士1次試験の試験科目「運営管理」でも勉強します。
その内容は、
①「くせないか」
②「緒にできないか」
③「番を変えられないか」
④「素化できないか」
以上の頭文字をとった語呂合わせで、『ナイジュカ』と覚えました。

具体的にみると、

①「なくせないか」

業務のなかにある不要なものを、いっそのこと無くしてしまおうという考え方です

 

②「一緒にできないか」

よく似た業務を一緒にしてしまうことで、効率化でき、人員や備品などの削減ができます

 

③「順番を変えられないか」

成り行きでおこなっていた日常業務を見直し、順番を変えるだけで、効率アップできることがあります

 

④「簡素化できないか」

複雑になっている日常業務見直し、簡単にすることで、コストの削減につながります

 

2.業務の見直し

日常の業務で、どのようなことが改善できるのか、参考例をみてみましょう。

①Eliminate(排除)

・会議の時間を短くする
・朝礼をやめる
・出張を廃止し、テレビ会議を利用する
・定例会をやめて、連絡事項1枚の資料を共有する

「この業務は本当に必要なのか?」「この業務は何につながっているのか?」と考えることがポイントです。

 

②Combine(結合)

・会議と定例会を一緒におこなう
・類似するデータの集計表を統合する
・移動時間に日報などを作成する

業務をまとめることで仕事量を減らせますが、減らしたことで支障がでないことを確認しておく必要があります。

 

③Rearrange(交換)

・資料作成は事前にテンプレートを作成する
・音声認識ソフトを使い、議事録を作成する
・業務の一部をアウトソーシングする

作業時間短縮という視点では、得意な人に業務を担当替えするのもひとつの手です。

 

④Simplify(簡素化)

・資料のテンプレートを共有する
・メールは挨拶を省き、要件を簡潔に書くようルール化する
・集計表は、1つ入力すると他を自動計算できるよう関数を設定する

資料作成において自動化できる業務は、マクロを使ってボタン一つで処理できるようにすると、誰でも作業できて効率的です。

 

3.まとめ

ECRSの考え方についてみてきました。

ECRSは、業務だけでなく、日常生活において部屋の片づけをするときなどにも活用できます。

私自身も、常に4つの視点で考えるクセをつけて、業務の効率化を図り、多くの仕事に取組みたいとおもいます。
そして、経験・ノウハウを身につけ、収入アップを目指したいですね!