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在宅勤務・テレワーク導入のために、ITについて準備すること

  • 2020年03月23日
  • 著者岩本秀巳

新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務が増えています。
ニュースでも「全社員在宅勤務」というようなニュースも目にしますよね。
うちの会社でも導入を考えたいけど、ニュースで見るような大手企業とは違うし、難しいと思っていませんか?
今日は、テレワーク導入の為に準備する事について書きます。

最後までお読みいただくと、何から始めれば良いか分かっていただけると思います。

2種類のテレワーク

まず初めに、今回のような「緊急的なテレワーク」と、「多彩な人材活用をするためのテレワーク」は分けて考える必要があります。

緊急的なテレワーク

今回の新型コロナウイルス等の急に会社に出社できない事態に対応する為に、緊急的にテレワークが必要になった場合は、
「まったく仕事ができない事」に対して、「最低限の業務が行える事」
との比較で、生産性が決まります。
その結果、普段より効率が落ちても、最低限の業務が行えれば良いという事になります。

多彩な人材を活用をするためのテレワーク

育児や介護の為に働けなくなる人材や、通勤できないほど、離れた場所にいる優秀な人材を活用する為のテレワークです。
この場合は、「社内で普通に仕事をする事」「テレワークで行う業務」を比較して、どちらの生産性が高いかという事が重要になります。

2つのテレワークの差

「緊急的なテレワーク」の場合は、業務の見直しもなく、パソコン1台とネットワーク環境を準備して、業務を行えば良いと思います。
しかし、「多彩な人材を活用する為のテレワーク」では、業務を洗い出して、業務を変えていく必要があります。
今回、「緊急的なテレワーク」を導入した企業の人に話を聞くと、「押印が必要な書類があったので押印するために出社した」とか「FAXを見るために交代で一人出社した」という話があります。
FAXは誰か一人社内にいれば、なんとかなるので良いですが、押印の問題は複雑です。
例えば、「有給申請は申請者が記入、押印して提出し、上司は押印の上、総務部に提出する事」というルールがあったとします。このルールを変更せずに、テレワークは行えるでしょうか?
もちろん、このような申請をIT化するツールはあります。
しかし、特定のツールを入れれば良いのではなく、各企業ごとに、ルールを変えたり、ITツールを選定したりして対応をしていく必要があります。
ようするに、今の業務を棚卸して、テレワーク可能かどうかを一つずつ検証していく必要があるのです。

それぞれの対応策

「緊急的なテレワーク」を実施する場合は、パソコンを支給して、社内にアクセスできる環境を整えてください。
「多彩な人材を活用するテレワーク」を導入するためには、今の業務の内容を洗い出して、ルール変更や、ツールの導入を行っていく必要があります。
すべての職種にテレワークを適用する必要がないのであれば、特定職種に絞っても良いです。
業務の洗い出しと、洗い出した内容への対策案の検討を一つずつ行ってください。
対応策について、ソフトウエアとハードウエアの両面で紹介します。

準備するソフトウエア

業務の洗い出しができたら、対応策の検討に移ります。
業務ごとにいくつかの対策ツールの種類を紹介します。
具体的なソフトウエアについては、各対策ツールで記載した内容で検索していただくと、多くのソフトウエアが候補に表示されます。
各ツールとも多くは、体験版を用意していますので、導入にあたっては事前にお試しして、自社に合うものを採用してください。
●業務を変えずにとりあえず社外から社内にアクセス
 リモートアクセスツール
●予定の共有や、ちょっとしたファイル共有
 グループウエア
●申請所の電子化
 ワークフローシステム
●リアルタイム性の高いコミュニケーション
 チャットツール
●オンラインでの会議
 WEB会議システム
●ファイルの共有
 クラウドストレージ
●固定電話の対応
 クラウドPBX

準備するハードウエア

●支給するパソコン
 キーボード入力がしやすく、画面が大きな物がお勧めです。
●サブディスプレイ
 ノートパソコンの小さな画面で1日業務をすると疲れますので、別の液晶ディスプレイに接続して利用することをお勧めします。
 また、会社のデスクで仕事をしているときより、多い画面数をお勧めします。
 理由は、会社では、画面+書類で行っていた業務を、在宅の場合は画面のみの仕事になるからです。

●環境によって、プライバシーフィルター(覗き見防止フィルター)
 在宅の場合は問題にならないですが、カフェやコワーキングスペースで業務を行う場合は、覗き見防止フィルターの購入をお勧めします。
 HPやLenoveからは、内蔵されたノートパソコンが発売されています。

アクセルパートナーズでは、テレワーク導入の為に、法務・人事労務・税務・IT等の各専門家が、ご相談に対応しております。ぜひ、お気軽にご相談ください。